Ceci est une version récente d’un article précédemment publié qui a été modifié des raisons de clarté.
Jusqu’à présent, nous avons rassemblé plus de 150 pages de contributions communautaires sur la vision de Hatch Open et Artse United pour la conception d’un avenir numérique coopératif pour la gestion des arts, y compris les questions de “vie numérique”, “gestion de la créativité”, “capturer la perspicacité”, “promouvoir la justice”, et plus encore dans les arts visuels, du spectacle et des personnes atteintes d’handicap.
Dans la deuxième partie ci-dessous, nous partageons les idées émergentes sur les principaux obstacles, pratiques, souhaits et besoins pour réussir la gestion de la créativité dans le monde numérique. Voir la partie 1 pour un aperçu de la vie numérique des travailleurs artistiques de l’Ontario, la partie 3 pour une description des pratiques d’impact pour les arts, et la partie 4 pour des explorations de la justice numérique dans les arts.
Barrières
Selon les participants, le fait de maintenir des relations et des liens humains de qualité représente un obstacle à une gestion efficace de la créativité dans un monde numérique, où “les interactions humaines individuelles sont beaucoup plus efficaces que le numérique”, “le passage au numérique donne souvent l’impression que tout est moins réel” et “cela se résumera toujours à la chair et au sang à un moment donné”. Le maintien d’un équilibre positif entre la création et l’administration était un autre défi “limitatif”, où “l’apprentissage et la séparation des pratiques administratives entravent la créativité”, “le temps de communication réduit le temps de réalisation” et “quand (le processus administratif) est “terminé”, la créativité commence”.
Comme dans leur vie numérique en général (voir partie 1), les pratiques actuelles de gestion des arts des participants sont considérées comme très fragmentées et débordantes, où leurs informations sont désorganisées et ingérables, “je ne peut pas réaliser autant de tâches que je veux (en tant qu’artiste) parce que j’ai trop de travail numérique à faire”, “j’ai l’impression d’être toujours en retard et de manquer des opportunités”, “je n’ai toujours pas trouvé de pratique idéale pour organiser mes informations”, et “mes CV sont un véritable désordre, j’oublie, j’omet et je finis par perdre”.
De même, la productivité des participants dans l’administration des arts souffre, car il y a “trop de saisie manuelle des données (et) de travail inutile”, les processus de gestion manuelle des données sont “lourds, longs et susceptibles d’erreurs”, “trop de temps est passé à chercher des informations dans les courriels”, “la mise à jour des anciens dossiers selon les nouvelles normes est très difficile” et “pendant la saison des subventions, les participants courent dans tous les bureaux à la recherche d’informations sur les publics, les mesures de succès, etc.
L’accessibilité et les courbes d’apprentissage pour l’utilisation des outils numériques actuels sont également considérées comme problématiques, car pour certains “les programmes les plus familiers (par exemple, Excel) ne me sont pas familiers”, et les besoins spécifiques pour les logiciels de gestion des arts ne sont pas actuellement satisfaits car “nous ne sommes pas comme les autres industries”.
Les pratiques
Les meilleures pratiques de gestion de la créativité varient considérablement d’un participant à l’autre, aussi bien sur le plan artistique que sur le plan administratif. Beaucoup jouent plusieurs rôles : “artiste”, “producteur”, “manager” et “autres”, avec des degrés variables d’organisation et de numérisation. L’éventail est très large, allant de “tout est numérique” jusqu’à “tout est mémorisé” (ou “intuition, je le retiens dans ma tête”), en passant par “je suis moitié numérique et moitié analogique”.
Certains participants ont complètement cessé d’utiliser les outils numériques (“J’ai recommencé à gérer mon travail par écrit (pas de système d’administration numérique) car tout mon travail est personnalisé”), tandis que d’autres voient l’intérêt de pratiques mixtes (“J’aime travailler avec l’analogique et le numérique car cela m’aide à m’organiser de différentes manières”).
Certains participants estiment également qu’il est “contre-intuitif” de fonder toute organisation sur des pratiques “uniquement” créatives. Cependant, d’autres sont maintenant quasiment 70% numériques dans leurs pratiques créatives, et estiment que l’avantage de l’utilisation des outils numériques pour l’administration des arts “exige des pratiques rigoureuses et méticuleuses qui aident à sortir du brouillard crée par mes pratiques créatives”.
Sur le plan administratif, il n’y a guère un consensus sur les outils numériques à utiliser et sur l’utilité ou non des solutions individuelles. Par exemple, certains estiment qu’un logiciel de gestion du temps est utile – et qu’il “modifiera les pratiques créatives ou administratives en fonction des rapports/données collectées” – tandis que d’autres ne voient aucune valeur. Les logiciels les plus populaires sont Dropbox, Google, Quickbooks, Wave, Microsoft Office, Slack, WhatsApp, Mailchimp, Square, Hootsuite, Sprout, Zoom, Wix, Shopify, Trello, Marcato, Monday.com, Indeed, BookNet, et bien d’autres encore.
Cependant, pour certains, Google est considéré comme trop omniprésent et troublant, où “Google représente 90 % de mon environnement numérique”, mais “les alternatives sont difficiles à trouver”, et se sentant incertain s’ils peuvent “se permettre d’aller vers un autre système, trouver un autre système qui soit pratique, avoir le temps de passer à un nouveau système”. Google est également considéré comme “super-fonctionnel”, rassemblant des équipes diverses, mais aussi dysfonctionnel, avec “trop de fichiers et d’informations qui se perdent dans le chaos”.
Désirs/Besoins
EXPÉRIENCE D’UTILISATEUR
Les participants ont identifiés plus de 50 caractéristiques souhaitées pour l’experience d’utilisation de l’interface d’une nouvelle solution de gestion des arts. Ces caractéristiques comprennent : “plus simple”, “plus propre”, “rapide”, “intuitif”, “compréhensible”, “convivial”, “pas amateur”, “pas éprouvant”, “un soulagement”, “non hiérarchique”, “accessible”, “abordable”, “non technique”, “court et profond”, “stimulant”, “inspirant”, “collaboratif”, “respectueux”, “éthique”, “transparent”, “attitude positive”, “sain”, “durable”, “sensible”, “adaptatif”, “évolutif”, “prédictif”, “optimisant”, “rationalisant”, “normalisant”, “facilement convertibles”, “efficaces”, “unifiés” et “centralisés”, entre autres.
Les participants ont également souhaité “des outils organisationnels centralisés et personnalisés qui facilitent le travail au lieu de l’accabler”, mais pour les groupes, il ne faut pas “centraliser le travail autour d’un seul individu, ce qui ne permet pas à d’autres personnes sur au bureau d’assumer facilement leurs responsabilités en cas de besoin”. Ils recherchent des outils administratifs qui les aideront à “rester pertinents” sur le terrain, à soutenir des pratiques flexibles, à “organiser” et à “consolider” les informations sans se sentir dépassés, à identifier et à hiérarchiser des “attentes réalistes” et à “savoir quand vous avez fait une bonne journée de travail et quand on peut fermer le bureau”.
Idéalement, le logiciel devrait également favoriser “un dialogue continu, clair, honnête, ouvert et collaboratif (où) chaque personne travaillant sur le projet a le sentiment d’avoir une parole et dispose d’une plate-forme/processus pour la partager”, avec des “rappels (pour les tâches et opportunités à venir) qui ne soient pas discordants”. Comme un téléphone qui “sait chercher les horaires de metro pour rentrer à la maison en fonction des habitudes antérieures”, certains espèrent que le logiciel suivra et apprendra de leurs “habitudes artistiques” au fil du temps, en étant capable de prédire les habitudes futures pour les spectacles/scénarios. En outre, l’expérience de l’utilisateur ne “étoufferait pas la créativité mais (aiderait) à la développer, de la collecte de fonds et la rédaction de demandes de subvention à l’évaluation”.
En incitant “une plus grande distinction entre les heures de travail et les heures hors du bureau – et enfin se permettre de prendre une pause déjeuner”, les participants espèrent que le logiciel aidera à ” éliminer la culture de l’épuisement professionnel “, à ” donner la priorité à la culture du lieu de travail au lieu de la réalisation de travaux multiples – et la mal répartition du soutien “, et à ” établir des règles de base ou des lignes directrices pour une interaction et une prise de décision respectueuse et saine. “.
CARACTÉRISTIQUES
Les fonctionnalités souhaitées permettent d’accroître l’efficacité de l’administration, de la gestion des ressources humaines, des projets, du contenu et des actifs, de la gestion des relations avec les clients, de l’analyse, des modèles et des ressources d’alphabétisation pour l’administration des arts, etc. En voici quelques exemples :
Ressources humaines et gestion de projets : Les participants recherchaient des fonctionnalités telles qu’un système “à l’échelle du bureau” qui gère leur boîte mails électronique, la documentation des projets et les collaborateurs, et “les conflits de programmation de dernière minute et les changements en cours”. Le logiciel prendrait en charge les “points de contrôle et les rappels de modèles critiques”, ainsi qu’un “bon dialogue entre les membres de l’équipe pour modifier les processus de travail selon les besoins”.
Gestion du contenu : Les participants ont estimé qu’un outil centralisé pour les étapes de planification, de création, de diffusion et de suivi de la gestion de contenu en ligne et hors ligne serait un “énorme gain de temps”. En outre, ce logiciel permettrait “d’approuver ce qui est dit sur nous, (et) de vérifier les images, les titres, (et) les légendes”, et de publier et d’adapter le contenu “sur de multiples plateformes”. CRM : Les participants ont fait part de la nécessité d’un CRM qui prend en charge : “l’harmonisation des bases de données des membres, du social et du web, en un seul système”, la saisie des “commentaires des artistes, des participants et de la communauté”, la gestion des abonnés et, enfin, l’établissement de relations et le partage d’informations. En termes de financement, les participants souhaitent un logiciel qui “rationalise les approbations, les rejets et les propositions en un seul endroit”. Un participant souhaitait également un CRM qui fournisse “des suggestions sur les publics susceptibles d’aimer (leur) travail”.
Analytique : Les participants ont exprimé le souhait d’avoir accès à des “analyses en direct”, ainsi que la possibilité d’analyser l’efficacité des messages ou des annonces, d’évaluer “le risque et le marché cible”, et de suivre les “transactions des réseaux sociaux” pour mesurer l’impact sur la communauté. Le logiciel permettrait, espérons-le, “d’évaluer votre prise de décision” et de “savoir pleinement que ce qui nous valorise et ce qui est apprécié”.
Automatisation : Les participants souhaitaient un logiciel qui automatise : “demande(s) de descriptions d’images et d’autres types de métadonnées”, crée des “listes de tâches basées sur les priorités”, met à jour les “allocations de RAM pour des processus plus intensifs”, reconnaît les “modèles de production basés sur des projets antérieurs”, reproduit les “systèmes de calendrier et de classement”, “prédit les résultats des ventes” et “suggère des messages sur les médias sociaux” en fonction de divers facteurs. La promotion de moyens pour “(négocier) les échanges entre différentes plateformes” sans “limiter la créativité” était également importante pour certains participants.
Modèles et ressources d’alphabétisation : Les participants ont indiqué qu’il serait utile d’avoir une “ruche” de ressources partagées et de recommandations pour les organisations et les artistes de “tailles et d’étapes de cycle de vie différentes”, y compris “les meilleures pratiques dans différents secteurs”, “le financement, les résidences, les artistes, les produits/marchandises, les ateliers”, les témoignages d’applications et les “spécialistes qualifiés”. En outre, les participants ont demandé des modèles de “calendrier de gestion de projet”, ainsi que des politiques, des règlements et des statuts pour des membres de leurs conseils d’administration.
Accessibilité et interopérabilité : Des logiciels adaptés et inclusifs étaient importants pour certains participants, y compris l’accès pour “les utilisateurs aveugles, sourds, ayant des membres manquants, alités, non verbaux”, etc., par exemple avec une “interface ajustable pour tenir compte des limitations visuelles, auditives (et) autres”. De plus, les participants ont exprimé le besoin d’un logiciel qui soit “inclusif et accueillant pour les LGBTQ+” et “sensible aux traumatismes”. Certains ont déclaré qu’ils voulaient un programme qui “obtient un véritable consentement pour partager des informations, donné librement avec la compréhension des implications et ne peut être annulé” et qu’ils “veulent se sentir en contrôle de mes outils numériques au lieu d’être à leur merci”.
